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전시회 정보
전시회 취소 속출, 코로나19 대처 방안은?

전 세계적으로 유행하고 있는 코로나19가 소상공인은 물론이고 환율 상승으로 인한 무역 피해 등 국내 경제 전반에 막대한 영향을 미치고 있다. 이는 해외 전시회를 활용하려는 기업들에게도 큰 위험 요소다. 코로나19로 전 세계 경제의 불확실성이 급증한 상황에서 전시산업도 큰 타격을 받고 있다. 긴급한 상황인 만큼 기업은 전시회에 참가할 때 발생할 수 있는 문제를 예상하고 전략을 수정하는 등의 대처가 필요하다.

잇따른 전시회 취소로 피해 속출
확대보기비어 있는 전시장 내부 코로나19로 인해 많은 해외 전시회가 취소되고 있다. 사진은 취소되면서 비어 있는 전시장 내부 모습 한국, 이탈리아, 이란 등에서 짧은 기간 내에 코로나19 확진자와 사망자가 폭증하면서 확진자가 많지 않은 국가에서도 높은 불안감을 호소하고 있다. 확진자가 다수 나온 국가에서는 전시회를 취소하거나 일정을 연기하는 추세다. 반면, 아직 코로나19가 확산되지 않은 국가에서도 확진자가 급증해 전시회가 갑자기 취소될 수 있다는 불확실성이 남아 있다.
보통 전시회는 1년에 한 번 개최되기 때문에 갑자기 전시회가 취소되면 기업은 시장 진출 전략을 수정해야 한다. 항공, 숙박, 제품 운송과 통관, 부스 데코레이션 등 전시 참가 준비를 위한 비용 손실은 물론이고, 예정했던 바이어와의 미팅 기회도 활용하지 못하게 된다.
전시회가 예정대로 개최되어 참가하더라도 손해의 여지가 남아 있다. 얼마 전에 개최된 도쿄 첨단 제조산업 박람회에는 참가 기업의 약 30%가 부스비를 환불받지 않고 불참했다고 한다. 참가한 기업들은 체감상 참관객 수가 지난 번 전시회 때보다 80% 이상 감소했다고 전했다. 코로나19 확진자 수가 많은 우리나라 사람에 대해 다른 나라에서 갖는 우려는 박람회 현장에서도 나타난다. 한 해외 전시회 에이전시가 전하는 바에 따르면, 2월에 개최된 독일 전시회에서 한국 기업의 옆 부스에 배치된 외국 기업이 주최자에게 항의하고 부스를 비웠다고 한다. 전시회가 취소되지 않고 참관객 수가 감소하지 않더라도 한국에 대한 바이러스 연상과 불안이 기업의 참가 성과에 부정적인 영향을 미칠 가능성이 있다.
지난 3월 19일 기준으로 170개 국가에서 우리 국민의 입국을 금지하거나 입국 절차를 강화했다. 매일 달라지는 입국제한조치로 갑자기 입국이 금지되거나, 무사히 공항에 도착해도 약 14일간 격리될 수 있다. 결과적으로 전시회에 참가할 수 없는 상황이 발생할 수 있다.
참가 기업은 전시기간에 예정한 모든 미팅 일정들이 불확실해진 셈이다. 기존 거래처와 바이어는 물론이고 어렵게 발굴한 신규 바이어들과의 미팅을 언제 취소해야 할지 모른다. 사전에 상담할 기업을 선정하거나 바이어와의 미팅 일정을 잡아도 취소될 가능성이 높다.

입국금지 상황, 전시회 참가 취소규정 확인 필수
전시회 참가를 고려하고 있다면 해당 국가의 한국발 입국자에 대한 입국제한조치와 함께 거래처 또는 바이어 국가의 입국제한조치, 전시회 개최 변동사항 등의 요인들을 고려해야 한다.
전시회 참가를 결정했다면 예측 가능한 위험 요인들을 정의하고 이에 대비할 수 있는 각각의 방안들을 미리 마련하는 리스크 관리 매뉴얼을 준비하자. 관련 상황들을 계속 모니터링하고 내부 관계자들과 공유함으로써, 발생할 수 있는 위험 상황을 감지하고 대비해 피해를 최소화하고 혼란을 줄이려는 조치가 필요하다.
현재까지 마련된 전시회 취소와 관련된 규정을 확인해보자. 예를 들어 독일을 비롯한 일부 전시회는 천재지변 등 주최사가 의도하지 않은 이유로 개최 일정을 취소 혹은 변경할 경우 참가비를 환불하지 않는 규정이 있다. 이탈리아에서 예정된 전시회가 올해 일정을 취소하고 참가 기업을 다음 회차로 모두 인도하였으나, 취소를 원하는 기업들에 환불하지 않았다. 이들 전시회의 참가 기업이 감수하게 될 손해가 다른 전시회에 참가할 때보다 상대적으로 크다. 따라서 참가할 전시회를 선정할 때 참가 취소와 관련된 규정도 반드시 함께 확인하는 것이 좋다.

하반기 전시회 미리 준비해야
코로나19 영향이 비교적 적어 보이는 국가에서 개최되는 전시회도 올해는 성과가 낮을 가능성이 크다. 보수적인 시각에서 코로나19가 통제된 이후 안정적인 시기에 전시회 참가를 고려하는 것도 좋다.
전시회는 바이어가 취급 산업 분야의 제품을 직접 보고 기업 담당자들을 직접 만나서 제품과 회사의 신뢰도를 측정할 수 있다는 점에서 상당히 매력적이다. 기업에게도 마찬가지로, 전시회는 유관기업들이 모여 신규 공급처와 수요처를 발굴하고 기존 네트워크를 강화하는 데 효과적인 수단이다. 따라서 바이러스가 종식된 이후에 전시회를 찾는 바이어와 참가기업 수는 급증할 가능성이 크다. 실제로 코로나19 이슈가 발생한 이후 마이페어에 해외 전시회 참가를 취소한 기업보다 9월 이후 참가를 신청한 비율이 훨씬 높다. 하반기에 우리 제품과 관련된 전시회가 무엇이 있는지 미리 확인하고 변화하는 상황을 긴밀하게 예측하면서 새로운 기회를 노리자.

확대보기전화상담 일러스트

비대면 상담 시스템 및 서비스 활용
불가피하게 회의를 진행해야 하는 경우에는 화상회의를 활용하자. 구글 행아웃(hangouts.google.com), Whereby(whereby.com) 등 화상회의를 제공하는 온라인 플랫폼이 많다.
대면 상담이 필요하다면 코트라 해외무역관에서 제공하는 ‘긴급 지사화 서비스’도 있다. 현지 무역관이 신청 기업의 현지 지사 역할을 제공하고 바이어의 요구, 현지 대면 마케팅도 대신 수행한다. 코로나19로 인한 한국 상황을 고려해 한시적으로 비용을 줄이고 기간도 단축해 운영한다고 한다.
어려운 상황에서도 바이어를 꾸준히 발굴하고, 온라인으로 고객과 계속 연락을 주고받으면서 기회를 만들자. 상대방을 생각하는 마음과 상황에 대처하는 태도는 어려운 시기에 더욱 빛을 발한다. 긴급상황이라도 고객관리 태도는 상호 간의 신뢰 향상과 함께 비즈니스에 더 큰 가치를 가져오기도 한다.
전례 없는 상황에 많은 기업이 정말 어려운 시기를 경험하고 있다. 코로나19의 끝이 어디일지, 다른 나라 상황은 어떻게 변할지 예상하기도 어렵다. 그럼에도 변화는 또 다른 기회라고 한다. 어려운 시기이지만, 지금의 변화와 다가올 변화를 예측하고 살아남는 것을 넘어서 더 크게 성장할 수 있는 부분들을 고민하고 실행해야 할 때이다.

김현화 ㈜마이페어 대표

조회수 : 3,026기사작성일 : 2020-04-06
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